Zgodnie z kodeksem pracy, każdej osobie zatrudnionej na umowę o prace przysługuje urlop wypoczynkowy. Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi urlopu podlega karze grzywny. Nie każdemu pracownikowi urlop przysługuje w tym samym wymiarze, i tak pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym ma prawo z upływem każdego miesiąca do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po pełnym roku. Narasta więc ono proporcjonalnie.

Wymiar urlopu wypoczynkowego, zależny od stażu pracy to 20 lub 26 dni. Pracownik, który kończy prace u swojego pracodawcy, a nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego ma prawo do ekwiwalentu finansowego. Wyliczany jest on na podstawie współczynnika urlopowego. Współczynnik urlopowy obliczany jest rokrocznie, bowiem uzależniony jest od liczby dni wolnych i świąt ustawowych w roku kalendarzowym. Liczby te są zmienne, więc rokrocznie obliczany jest na nowo. Co ważne, współczynnik ma odniesienie do osób zatrudnionych na pełen etat, w przypadku innego wymiaru etatu jest on pomniejszany lub zwiększany proporcjonalnie do wymiaru etatu.

W 2019 r. mamy 365 dni, z czego 52 dni to niedziele, 10 dni jest świątecznych i 52 dni wolne. Od wszystkich dni roku odejmujemy dni, w które nie pracujemy i pozostałą liczbę dzielimy przez 12. Przy drobnej pomocy kalkulatora łatwo wyliczyć, że współczynnik w roku 2019 wynosi 20, 92. Wyliczenie ekwiwalentu pieniężnego jest wiec stosunkowo proste. W pierwszej kolejności zliczamy średnią miesięcznych wynagrodzeń. Bardzo ważne jest to, ze nie liczymy wyłącznie podstawy wynagrodzenia. Często składa się ono z wielu składowych: dodatku za staż pracy; dodatku za pełnione w firmie funkcje czy dodatku motywacyjnego. Wszystkie te składowe sumujemy i dzielimy przez liczbę przepracowanych miesięcy. Otrzymaną średnią miesięcznych wynagrodzeń dzielimy przez współczynnik urlopowy, a następnie liczbę godzin pracy w ciągu doby. Najczęściej jest to 8 godzin. Następnie wynik mnożymy przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu wypoczynkowego.

Co jednak dzieje się, jeśli urlopu nie wykorzystamy, a nie zamierzamy zmieniać pracy? Niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na następny rok i muszą być wykorzystane do 30 wrześnie tego roku. Urlopu wypoczynkowego udziela pracodawca na pisemny wniosek pracownika, na te dni, które są jego dniami pracującymi zgodnie z obowiązującym go czasem pracy. Pracodawca ma prawo odmowy udzielenia pracownikowi urlopu, jeśli jego nieobecność może zakłócić rytm pracy. Bez zgody pracodawcy nie można więc rozpocząć urlopu wypoczynkowego.